PMOの業務を補佐する人に必要なスキルや能力を解説

プロジェクトマネジメントには様々な領域が存在します。成果物レビューやプロジェクト標準の作成などに加え、課題管理や議事録作成、資料作成など幅広い業務をこなさなければなりません。

このような背景から、PMOの仕事は作業量が多くなりがちです。そこで、PMOの様々な作業を補佐する役割を持った人材が必要となります。

この記事では、PMO補佐の業務内容や役割についてご紹介します。

組織でのプロジェクト管理の必要性

従来、プロジェクト管理はPMが実施するという考え方が一般的でしたが、近年では組織でプロジェクト管理を実施するケースが増えてきました。

このように、プロジェクト管理を実施する組織のことをPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）といいます。以下では、PMOの概要と主な役割について紹介します。

PMOの概要

PMOは組織でプロジェクト管理を実施します。プロジェクトの総責任者であるプロジェクトマネージャー（PM: Project Manager）には、意思決定をはじめとして多数の仕事が降りかかります。

その中で、プロジェクトマネージャーの負担を軽減しつつ、プロジェクト全体を円滑に進めることがPMOの役割となります。

近年では、システムの高度化・複雑化に伴いシステム投資の規模が拡大しており、同様にプロジェクトの規模も大規模化しています。

このような状況においては、組織としてプロジェクト管理を実施するPMOの必要性も高まっているといえるでしょう。

PMOの主な役割

PMOの役割は大きく以下の4つです。

• プロジェクト管理支援：進捗管理および課題管理、リスク管理、リソース管理、品質管理などの各種観点での管理を通して、プロジェクトの状態を把握し改善していきます。
• プロジェクト標準策定・維持：プロジェクトに関する様々な標準を定義します。また、標準に沿って資料作成や作業が行われているかなど、標準の実行をサポートします。
• ステークホルダー間の調整：多種多様なステークホルダーと調整を行い、プロジェクトを円滑に進められるようにします。
• プロジェクト事務処理：打ち合わせ用会議室の確保や、出張時の旅費精算、議事録の作成や回付などを担当し、プロジェクトメンバーが本来業務に集中できるようにします。

このように、PMOは幅広い業務をこなすことが求められます。

PMO補佐の仕事内容

PMOの業務の中には、比較的専門性が求められない業務も存在します。PMO補佐はそのような業務をこなし、PMOのスペシャリストが力を発揮できる環境を作ることが主な役割です。

具体的には、PMO補佐は以下のような仕事を担当します。

会議設定・招集・進行

大規模なプロジェクトになれば、常に並行して多数の会議が行われることになります。

プロジェクト立ち上げ期であれば要件定義のために多数の会議が必要ですし、終盤になれば各種レビューや稼働判定会議なども実施していく必要があります。

PMO補佐は、これらの会議のアレンジを担当します。会議参加者の日程調整や会議室の確保など、意外と会議のアレンジは難しい仕事です。

どうしても全員の予定が合う日がない場合は、会議のキーマンはだれか認識したうえで、優先すべき参加者を判断しなければなりません。

また、会議に向けて資料の印刷や配布、飲み物の準備など、細かい事務作業も発生します。

議事録作成

会議が終了した後は、議事録を作成します。これもPMO補佐の重要な役割の一つです。議事録は次回会議に向けて重要なメモとなります。

議事内容に加えて決定事項やTODO、継続議論事項などを記載し、会議を意味のあるものにしていかなければなりません。

議事録は会議終了後、可能な限り速やかに配布することが求められます。会議中から議事録を作成の上、会議終了後にはラフな議事録が完成しているくらいのスピード感が必要です。

大規模プロジェクトになると、必ずしもプロジェクトが成功するとは限りません。最悪のケースでは訴訟に発展することもあります。

そのような場合に、議事録は重要な証拠となります。たとえそのような事態にはならずとも、プロジェクト内での「言った・言わない」は揉め事の火種となりやすいです。

よって、議事録を正確に作成し、関係者間での承認をとっておくことは重要な業務といえます。

課題・タスク管理

課題、タスクのステータス管理も重要なPMO補佐の業務です。

課題やタスクを実際にこなしていくのはプロジェクトの現場ですが、課題の実施漏れや期限切れが発生すると、場合によってはプロジェクト全体の進捗に影響を及ぼすこともあります。

よって、課題管理表を常に最新の状態に更新しつつ、期限切れが近い場合にはプロジェクトメンバーにリマインドをかけたり、直接会話をして進捗状況を把握していくことが求められます。

もし重要な課題の進捗に遅延が発生しそうな兆候が見られる場合は、早めに上司などにエスカレーションすることもPMO補佐の役割です。

コミュニケーション窓口

PMOはプロジェクトの窓口役となるのが一般的です。プロジェクト外からの問い合わせへの対応や、ベンダーとのやり取りなどはPMOの業務となります。

PMO補佐は、プロジェクト全体の窓口として関係者とコミュニケーションをとっていく必要があります。

例えば、ベンダーとの付き合いで両者の経営層が懇談を行うケースなどがあります。この場合、両者の日程調整や会談場所の設定、当日のアテンドなどの対応が必要となります。

場合によっては、自社経営層へのインプット情報としてベンダーとの取引規模や取引案件、ベンダー側で発生した主なトピックスをまとめた資料などを作成することもあります。

また、社内で実施しなければならない事務的な手続きや対応などについてもPMO補佐が実施します。例えば、株主総会向けの原稿や想定問答集の作成、労働組合との会議の資料作成など、様々な対応が必要となってきます。

資料作成サポート

PMOの業務の中で大きい比重を占めるのが資料作成です。社内のプロセスオーナーとの定例会議や経営層への報告資料、またその他ステークホルダーへのプロジェクト説明資料など、多数の資料作成機会があります。

この時、資料の内容自体は専門的な知見を持つメンバーが担うことが一般的ですが、PMO補佐はその資料作成をサポートする役割を担うこともあります。

具体的には、資料のベースとなるデータ収集やグラフ化などデータの加工処理、見栄えやフォント・体裁の調整などが主な仕事となります。

これらの仕事は決して簡単なものではありません。資料は見栄えが命ともいえます。どんなに優れた内容でも、わかりにくいまとめ方をしてしまっては内容はうまく伝わりません。

PMO補佐は資料の価値が最大限になるように、資料作成の面でもサポートをしていくことが求められます。

経費精算・庶務

経費精算などの庶務についても、PMOの仕事となります。特にプロジェクトが大規模になると、こなさなければならない経費精算の本数は膨大なものとなります。

案件によっては、経費精算や請求書対応に専任のPMO補佐を付けるケースすらあります。

これらの仕事は単純なものではありますが、プロジェクトにおいて必須の業務でもあります。決して軽んじるべき仕事ではありません。

また、その他庶務対応として、例えばプロジェクトメンバーが利用するPC端末や複合機、シュレッダーなどの手配、座席や備品の手続きなどの業務を担当することもあります。

PMO補佐のやりがいと魅力

それでは、PMO補佐業務のやりがいはどのようなところにあるのでしょうか。以下では、大きく3つの観点でご紹介します。

システム開発現場にて業務経験が積める

PMO補佐は比較的スキルが無くても取り組みやすい仕事であるため、現時点でスキルが不足している方でも業務に加わりやすいといえます。

PMO補佐の仕事を通してシステム開発の現場にて業務経験やスキルを積むことができるため、システム業界の経験が少ないもの今後システム業界でキャリアを積んでいきたいと考えている方に向いていると言えるでしょう。

一方で、SEなどソフトウェア開発に直接携わるわけではないため、PMO補佐の仕事自体でシステムに関する深いスキルを身につけることは難しいとも言えます。

PMO補佐の仕事をひと通りこなせるようになったら、より高度なPMOの仕事や、それ以外のシステム開発の業務などに移っていけるように、自身のスキルやキャリアプランを組み立てていくことをおすすめします。

プロジェクト管理スキルの獲得につながる

PMO補佐はサポート役の面が強い役割ではありますが、一方でプロジェクト管理スキルの獲得にもつながる仕事でもあります。

例えば、課題の追いまわし業務一つとっても、実際に課題管理に触れる中で「どのような課題を優先して対応すべきなのか」「課題解決が遅れる原因はどのようなところにあるのか」「課題に速やかに対応してもらうためにはどのような働きかけが有効なのか」など、様々な学びがあります。

このように、PMO補佐の業務を行うことでプロジェクト管理スキルを身につけられるチャンスが得られます。

PMO補佐の仕事を十分こなせるようになってきたら、自身の仕事の幅を広げつつ、よりプロジェクト管理の核心に近い領域で業務ができるようにキャリアを伸ばしていくことをおすすめします。

在宅ワークでも勤務可能

PMO補佐は、比較的対面での業務が少ないポジションでもあります。よって、在宅ワークを希望される方にも向いている業務と言えるでしょう。

案件によっては、週3回のみの勤務など、柔軟な働き方ができるケースもあります。

特に育児や介護、その他さまざまな理由により時間や働き方に制約がある場合に、選択するメリットがある仕事と言えるでしょう。

PMO補佐の仕事を探す方法

PMOの仕事はどのような方法で探すとよいのでしょうか。以下では、主な2つの方法について紹介します。

コンサルティングファームに入社する

一つには、コンサルティングファームに入社する方法が考えられます。コンサルティングファームのジュニアクラスでは、PMO補佐の業務が割り当てられるケースが多いためです。

PMO補佐業務は比較的専門性や資格などは求められませんが、高い事務処理スキルが必要な業務でもありますので、若手コンサルタントをアサインするにはぴったりと言えます。

コンサルティングファームに入社してPMO補佐の業務を担当することになった場合、PMO補佐の業務自体は今後のキャリアのステップと考えられます。

PMO補佐の役割を通して自身のスキル獲得を目指していくとよいでしょう。

派遣会社等で仕事を探す

もう一つの方法が、派遣会社などをPMO補佐の仕事を探す方法です。この場合、どちらかというと事務処理のサポート要員として仕事をすることになります。

上述した通り、PMO補佐の仕事は比較的リモートでも実施しやすく、パートタイムでの働き方も検討しやすいものです。よって、柔軟な働き方を希望されている方は、PMO補佐の仕事を探してみるのもよいかもしれません。

年収や待遇について

PMO補佐の仕事ではどの程度の年収を得ることができるのでしょうか。

入社している会社や案件の内容、役割にもよりますが、コンサルティングファームのジュニアクラスとして入社した場合は、一般的に400～500万程度が年収の相場と考えられます。

PMO補佐として十分に活躍できれば、年収は次第に上がっていくと思われます。

一方で、派遣会社等から仕事を探した場合には、時給制などで仕事をすることが一般的といえます。会社にもよりますが、時給単価で2,000～3,000円程度が相場といえるでしょう。

PMO補佐の業務内容は一般的な事務補助よりも難易度が高く、その分時給単価も高めに設定されている場合もあります。

まとめ

この記事では、PMO補佐の仕事に注目してその役割や仕事内容について紹介しました。PMO補佐は事務処理なども多いですが、プロジェクトにとっては無くてはならない存在でもあります。

PMO補佐業務をスタート地点として、ITやPMOのキャリアを歩んでいく選択肢も考えられます。

もしPMOの仕事に興味があるものの、自身のスキルから難しさを感じられている方は、PMO補佐の仕事から始めてみるのもよいかもしれません。

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