PMOとPMの役割や仕事内容の違いを解説

企業におけるIT人材不足を背景として必要性が高まるPMO人材ですが、PMOは具体的にどのような仕事を担当するのでしょうか。

この記事では、PMOが担う役割や具体的な仕事内容について、いくつかのケースごとに業務の流れや必要なスキルなど、詳しく解説を行います。

PMOとは

まず初めに、PMOの概要としてPMOの定義やPMOが必要な理由について解説します。

PMOの定義

PMOとは「プロジェクトマネジメントオフィス(Project Management Office)」の略称です。言葉通り、PMOとはプロジェクトマネジメントを支援するための組織のことです。

PMOは基本的にプロジェクトの総責任者であるプロジェクトマネージャー（PM: Project Manager）を補佐する役割を担います。

また、場合によっては様々なプロジェクトを横断的に支援し、品質の全体的な底上げを担うケースもあります。

PMOが必要な理由

近年ではIT技術の発達や高度化に伴い、システム投資の規模が拡大する傾向にあります。

大規模化したプロジェクトにおいて、プロジェクトマネージャーが一人でプロジェクト管理を実施するのには限界が生じるようになりました。

このような状況において、組織としてプロジェクトマネジメントの支援を行うPMOに注目が集まっています。

PMOはプロジェクト内で発生するタスク処理、ステークホルダーとの調整などの仕事を行い、PMの負荷低減を実現します。

これにより、プロジェクトマネージャーを雑務から解放し、本来業務である意思決定に集中できるようにします。

PMO導入のメリット・デメリット

PMOを導入することで、上述したプロジェクトマネージャーの負担軽減に加え、プロジェクト内での経験をベストプラクティスとして共有する効果や、プロジェクト標準の策定による品質の底上げなどを実現することができます。

一方で、当然ながらPMOを設置するためには人的なリソースが必要となりますので、その分の追加コストが必要であることには注意すべきです。

仕事での各ポジションの役割の種類とその違いに関して

PMOの案件、求人は豊富にあるため、PMOとしての役割を担えるコンサルタントは将来的にも需要が高い人材と言えます。高い年収を得ることも可能です。

また、転職なども容易になるため、キャリアを形成していく上で大きなメリットとなるでしょう。

PMOコンサルタントとして成功していくことを目指すのであれば、PMOという組織の中の各ポジションとその役割を理解していくと、将来の可能性をさらに広げていくことができます。

実務をイメージしながらPMOの資格試験なども利用して普段から勉強していけば、実際にPMOとして仕事を開始する際にスムーズにタスクをこなしていくことが可能です。

出典：日本PMO協会

PMOアドミニストレーター

主に事務関連の仕事が役割となるポジションになります。

例えば、会議での必要なメンバーの招集や議事録の作成、プロジェクトで必要なITツールの導入とその管理、新規参画メンバーへのサポート、などの仕事をこなします。

他のプロジェクトメンバーがそれぞれのメインの仕事に注力できるようサポートするような役割が求められます。

PMOエキスパート

主にプロジェクトでマネジメント業務の中核としての役割が求められます。

プロジェクトによって求められる役割が大きく変わるポジションです。

各部署のスケジュール、進捗、課題、などの管理がよくある仕事として挙げられますが、時にはかなり専門的な役割を担当する場合もあります。

たとえば、ITシステムの導入プロジェクトで、システムベンダとプログラミング関連のかなり細かい課題の調整役などの役割を担う場合もあります。

プロジェクト内の様々な部署や担当者と協力しながら仕事を進めることになるため、特に高いコミュニケーション能力が求めらえます。

PMOマネジャー

主にPMOという組織を管理する役割が求められます。

プロジェクトを管理する組織の管理が仕事となるため、特に高度なマネジメント能力と豊富な経験が求められるポジションになります。

通常は少なくとも十数年はPMOアドミニストレーターやPMOエキスパートとして現場で業務経験を積んでから就く役職です。

具体的には、PMOメンバーへの仕事の割り振り、PMO組織内での業務方針などに関する意思決定、プロジェクトオーナーなどへのプロジェクトにおける重要事項の報告、などが主な仕事になります。

PMOの仕事内容　ケース①　プロジェクト計画立案

以下では、いくつかのケースごとにPMOの具体的な仕事内容についてご紹介します。まずはプロジェクト計画立案からです。

業務概要

プロジェクトの立ち上げにおいては、まずプロジェクト計画を立案します。

プロジェクト計画とは、プロジェクトの目的の定義や必要な作業と作業者を洗い出したWBS、開発スケジュール、体制の検討、リスクの洗い出し等、プロジェクトを進めていくうえで定める必要がある要素を整理する作業を指します。

一般的には、プロジェクト計画の内容は「プロジェクト計画書」としてドキュメントの形にまとめます。

プロジェクト計画立案は、プロジェクト実施の肝ともいえる重要な作業です。プロジェクト計画が綿密に練られていれば、その後のプロジェクト管理もスムーズに実施することができます。

業務の流れ

まずは、プロジェクト計画に必要な情報を集めます。最初に定義すべきは、プロジェクトの実施目標です。

そのシステム投資により、どのようなビジネス目標を実現したいのか、さらにそのビジネス目標を達成するためにはどのようなシステムを作り上げる必要があるのかを定義します。

また、スコープの明確化も重要です。スコープがブレれることはプロジェクトにおいて最も避けるべき要素の一つといえます。

スコープのブレはすなわちプロジェクトの混乱と失敗につながります。プロジェクト計画段階で、実施スコープを明確にすべきです。

その上で、体制の検討やスケジュール、WBSの作成などのプロジェクト計画を詳細化していきます。リソース面では、プロジェクトの実施において必要十分なリソースが確保できているかを検討します。

リソース不足はプロジェクトの実施において大きなリスクとなります。予算面の検討も重要です。予算が不十分なプロジェクトも、不測の自体に対応しにくいことから同様にリスクが大きいといえます。

必要なスキル

プロジェクト計画を作成するためには、プロジェクト管理の豊富な経験は当然として、自社の規程・ルールの理解や社内人脈の活用も必要です。

例えば体制構築において、誰がキーマンでありどの組織を巻き込むべきかや、リソース・予算の確保のための交渉など、社内での調整ごとが多く発生するためです。

よって、プロジェクト計画の作成には、一定以上の社歴がある人間がふさわしいといえます。

ケース②　プロジェクト管理支援

次は、プロジェクト管理支援の仕事について紹介します。

業務概要

プロジェクトマネジメントを実施する上では、様々な観点でプロジェクトの状態を把握して適切な対処を行っていく必要があります。

具体的には、進捗管理、課題管理、リスク管理、リソース管理、品質管理などの各種観点での管理業務を実施していく必要があります。

プロジェクトが大規模になればなるほど、これらの管理業務に掛かる時間は増えていきます。

大規模プロジェクトでは領域ごとにサブプロジェクトを作って運営することが一般的であり、常に進捗報告や課題管理の打ち合わせを実施している状態となってしまいます。

このような各種管理業務を実施するためには、PMOの力が必要となります。

業務の流れ

一般的には、PMOはプロジェクト全体の進捗管理、課題管理、リスク管理などを実施してくことになります。

個々のサブプロジェクトの進捗を確実に把握するために、定例報告を行う会議体を設定することで、すべてのサブプロジェクトの進捗、課題、リスクなどの状況報告を受けられるようにします。

報告を受けたPMOは、プロジェクトに発生している問題を把握し、プロジェクトの進捗にクリティカルに影響を与えるものがないか識別します。

もし、当初想定していたプロジェクトの進捗に深刻な影響を与える課題があれば、早期にプロジェクトマネージャーやより上位の責任者レベルに共有の上、対応策を協議します。

また、特に全社的な大規模プロジェクトなどでは、定期的な経営報告が求められることも良くあります。

PMOは必要に応じて進捗状況や重要課題をサマリして、簡潔に経営へ報告する必要があります。

必要なスキル

プロジェクト管理支援を実施していくためには、当然ながらプロジェクト管理スキルが必須となります。具体的にはPMBOKに代表されるような体系的なスキルセットを身につけておく必要があるでしょう。

さらに、プロジェクト管理において発生する課題に対応していくためには、何より経験がものを言います。特にPMOのリーダークラスの役割で参加する場合は、プロジェクト管理に関する豊富な経験が求められるといえるでしょう。

ケース③　プロジェクト標準作成

続いて、プロジェクト標準作成の仕事について紹介します。

業務概要

特に大規模プロジェクトを実施する際や、並行して多数のプロジェクトを実施する際には、プロジェクト標準の策定が必要となります。

プロジェクト標準を作成することで、品質の向上や効率化など、様々なメリットを得ることができます。

例えば、進捗管理の様式一つとっても、プロジェクトの領域ごとに異なっていては目が慣れずスピーディに確認することができません。

また、システムの品質面からみても、開発標準の設定や計画書レビューの実施方法定義、各工程のクロージングやリリース基準の設定などは重要といえるでしょう。

業務の流れ

PMOは、プロジェクトに関する様々な標準を定義します。

標準の定義においては、一般的にプロジェクト管理において求められる要素の取り込みに加え、自社の文化やゲート判定基準・権限規定などのルールも加味して、実効性のあるものとする必要があります。

一度定義したプロジェクト標準は、確実に定着化させるところまでフォローする必要があります。

標準に沿って資料作成や作業が行われているかなどの実行状況を把握し、標準が守られていないようであれば適宜是正を行っていきます。

また、プロジェクトの状況変化などが起きて標準を見直すべきケースもあります。

例えば、プロジェクトのスコープが変化した場合は当然新しいスコープを加味して標準を策定する必要があるでしょう。このような場合は実態に合わせて標準の見直しと関係者への周知を実施していきます。

必要なスキル

プロジェクト標準を作るためには、プロジェクト管理に関する知識・スキルが重要です。特に、プロジェクト管理支援と比較すると高いレベルのスキルが求められるといえるでしょう。

例えば、良い進捗報告フォーマットを作ろうと思えば、どのような進捗報告がベストであるかをイメージできなければなりません。

進捗報告の粒度はどの程度とするのか、進捗の遅れをどのように表記させるか、定量的な報告をどのように設定するかなど、考えるべきことは多岐にわたります。

また、当然ながら何でも標準化すればよいというものではありません。場合により、サブプロジェクトに自由に任せた方がよいケースもあります。

プロジェクトの特性に応じて、適切な範囲を標準化していくためにも、プロジェクト管理のスキルと経験が求められるといえるでしょう。

ケース④　経営層への報告

最後に、経営層へプロジェクトの進捗状況を報告する仕事をご紹介します。

業務概要

PMOの重要な役割に、経営層をはじめとしたステークホルダーとの調整が挙げられます。特に大規模プロジェクトにおいては、ステークホルダーは多種多様なものとなるため、調整はPMOの重要な仕事の一つといえるでしょう。

全社的な大規模システム投資ともなれば、経営層への定期的な報告が求められることも多いです。

このような場合には、一定期間ごとに経営会議の場などでプロジェクトの進捗状況や重大課題などを報告する必要があります。

また、要件定義や設計などの完了時点で、ゲート管理として経営報告を行うケースもあり、その場合は各工程が確実に完了できているかを報告しなければなりません。

業務の流れ

PMOは、プロジェクト管理支援の中で上がってきている課題やリスクを把握し、適切に経営へ報告する必要があります。

そのためには、まず定常的かつ全体的にプロジェクトの状態を管理していかなければなりません。上述したプロジェクト管理支援の仕事の中で発生した進捗や品質などの課題を把握し、勘所を持って経営へ報告すべき内容かどうか仕分けていきます。

経営へどのような内容を報告すべきか整理の上、資料に落とし込みます。経営への報告は、短い時間で実施しなければならず、すべての要素を説明することはできません。

状況を簡潔かつ効率的に説明できるように、図やグラフ、表など様々な手段を駆使して分かりやすい資料を作成します。

経営への報告が完了した後は、その場で上がった指示や意見などを今後のプロジェクト推進へ反映していきます。

経営指示は必ず順守していく必要があります。プロジェクト内に経営指示を徹底させていくのもPMOの役割の一つです。

必要なスキル

PMO自体が経営報告を行うケースはあまりなく、一般的にはプロジェクトマネージャーや責任者クラスが実施することになります。

よって、経営報告のためにPMOとして必要なスキルは、いかにしてわかりやすい資料を作るかという、「資料作成力」といえるでしょう。

経営向けの資料においてポイントとなるのが、簡潔さと明瞭さです。経営層は多くの物事を把握し、判断を下す必要があります。

その際、過剰な情報はむしろノイズとなり、判断に必要な最低かつ十分な情報を提供することが求められます。

また、提供する情報の理解に時間がかかることも避けなければなりません。判断のために必要なポイントが明確となっている資料を作成する必要があります。

特に、経営クラスは必ずしもITの専門家ではないケースが多いため、IT独自の言葉ではなく、誰にでもわかる平易な言葉で、簡潔に状況を説明できる資料作りの力が求められます。

PMOの仕事内容　まとめ

この記事では、PMOが担う役割や仕事内容について、具体的なケースごとに紹介しました。ITシステムの高度化や大規模化に伴い、PMOの役割は増え続けています。

PMOとして仕事をすることで、今後のキャリアパスにおいても様々な選択肢が見えてくるでしょう。