PMOの役割とは？プロジェクトの現場から語る

プロジェクトを適切にマネジメントするためには、進捗率や欠陥密度、コスト予実等の定量面やテストの網羅性やリリースの妥当性といった定性面の把握を行うことが重要となります。

このような”見える化”により、プロジェクトマネジメントを支援する職種がPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）です。

多くの企業で導入されているにも関わらず、一般的にはPMOの役割が正しく理解されていないことも多いため、有効に活用されていないプロジェクトも多々あります。

本稿では、実際のプロジェクト経験を踏まえた上で、PMOの役割について分かりやすく解説したいと思います。

PMOの役割とは

PMOの役割は、プロジェクトマネジメントを支援することにあります。
PM(プロジェクトマネージャー）と混同されることも多いので、PMとPMOの役割の違いから解説していきます。

PMとPMOの役割の違い

これまで、PMの役割はプロジェクトの運営や管理全般を担うことであり、意思決定が早い分、大変な管理稼働が掛かっていました。

昨今、サービスやシステムが複雑化していき、プロジェクトに関係するステークホルダーが過去とは比較にならないほど増えていく傾向にあります。

このため、一人のPMがプロジェクト全体をマネジメントするには限界がありました。

これにより、PMOはプロジェクトマネジメントの土台となる環境を整え、PMがプロジェクトの意思決定に集中できるよう支援する目的で設立されました。

組織体制から見たPMOの役割

組織体制上、どこに配置するかによってPMOの役割が異なります。

PMの直下にPMOを設置

PMOはPMの補佐的な役割に徹し、進捗・課題管理などの事務作業やプロジェクトの窓口を担当します。比較的に小規模〜中規模のITプロジェクトにおいては、このような配置が多いようです。

プロジェクトオーナーの直下にPMOを設置

大規模なITプロジェクトでは、プロジェクトオーナー（クライアント企業）の直下にPMOを設置する場合があります。クライアント企業の経営戦略に携わることもあり、すなわち経営戦略をITプロジェクトに反映する仕事に携わることになります。

PMOを導入するメリット・デメリット

PMOという役割から、プロジェクトにPMOを導入した際に期待されるメリット・デメリットについて紹介します。

PMO導入のメリット

プロジェクトの状態を見える化する

PMがプロジェクトの状態を把握するために、PMOは必要なルールを策定し、進捗管理、課題管理、リスク管理、コスト管理、変更管理、故障管理などの様々な管理プロセスを導入します。

見える化することで、リスクを早期発見し対策を講じていくことを可能にします。

プロジェクトの意思決定を支援する

プロジェクトマネージャーには迅速な意思決定が求められます。

意思決定のためには、常に最新のプロジェクト状況を把握する必要がありますが、把握できない場合はヒアリングや会議を通して、情報収集する必要があります。

また、何の情報を集めるのか？どの単位で集めるのか？などの細かい指示を与えなければならないため、非常に時間が掛かります。

こうした状況を回避するためにも、PMOが常にプロジェクトの状態を見える化しておくことで、PMの意思決定を支援することができます。

プロジェクト情報が一元管理される

大規模なプロジェクトほど、参画するメンバの数も多く、チームも細分化されていきます。

PMOは各チームがどのような状況になっているかを管理し、プロジェクト全体としての情報を一元管理する役割を担います。

あるチームしか知らない情報、課題があった場合、それが顕在化されるまでプロジェクトマネージャーの判断が遅れてしまうリスクがあります。

PMO導入のデメリット

導入と維持にコストがかかる

最も大きなコストは、やはりPMOを構成する人材の人件費です。

PMOメンバーは、プロジェクトマネジメントに関する専門知識や経験を持つプロフェッショナルであり、その給与水準は一般的に高めです。

特に経験豊富なPMO人材やPMP（Project Management Professional）などの資格保有者は、市場価値が高いため、採用や導入の際は相応の費用がかかるケースがほとんどです。

また、PMOは単なる個人の集まりではなく、組織として機能するため、その運営費も考慮に入れる必要があります。

これには、PMO専用のオフィススペース、プロジェクト管理ツール（ライセンス費用や導入費用）、トレーニング費用、情報共有のためのシステムなどが含まれます。

中小企業やプロジェクト数が少ない企業にとっては、これらの固定費が大きな負担となる可能性があります。

組織文化との不一致が起こるリスクがある

PMOは、既存の組織文化やプロジェクトの進め方に影響を与えるため、適応期間や予期せぬ摩擦が生じることがあります。

企業の文化によっては、PMOのような統制的な組織が馴染みにくい場合があります。

特に、自律性や柔軟性を重んじる文化、あるいはトップダウンではないフラットな組織では、PMOが導入されることで組織内のバランスが崩れる可能性があります。

PMOを導入しプロジェクトを成功させるには、その組織の文化や特性を深く理解し、それに合わせたPMOの役割や運営方法を設計することが不可欠です。

導入のタイミングが難しい

PMOを導入するタイミング等も企業にとっては判断しづらい部分になります。

「小さなプロジェクトでもPMOを置くべきなのだろうか？」などと考え始めると、その判断基準が曖昧なまま、「よくわからないから、今回はやめておこう」となってしまい、せっかくの導入機会を逸してしまうパターンも少なくありません。

PMOの必要性は、単にプロジェクトの規模だけでなく、プロジェクトの複雑性、リスクの高さ、関わる部署の多さ、予算の大きさ、戦略的重要性など、多角的な視点から判断する必要があります。

明確な判断基準がないまま導入を見送ることは、潜在的なプロジェクトリスクを見過ごしてしまうことに繋がりかねません。

PMO導入は、組織にとっては大きな変革の一つです。

そのため、導入前に十分な準備期間を設け、経営層や現場の理解と協力を得ながら、慎重に進めるタイミングを見極める必要があります。

PMOの役割と職種

ここでは、日本PMO協会で記載されているPMOの役割と職種についてご紹介します。

プロジェクトの規模や企業文化によって、これらの役割毎に担当者が配置・分担される場合や、複数の役割を一人で担う場合もあります。

出典：＜日本PMO協会（NPMO）公式＞「PMOとは？」

PMOアドミニストレータ（事務担当）

プロジェクトを推進するには、様々な社内プロセスの段取りやプロジェクトのデータ収集がが必要となり、これらの事務的な業務を担う役割が、PMOアドミニストレータです。

具体的には、会議体の設定やプロジェクトメンバの稼働管理、経費処理などが挙げられ、またプロジェクトの進捗状況や課題の対応状況を収集することも職務の一つです。

このように、プロジェクトの一次データにアクセスできる担当であるため、情報の鮮度と信頼性に責任を負う立場でもあります。

また、他のプロジェクトのPMやPMOと連携しながら、情報交換したり、さまざまな相談ができる場を設けたりするのも重要な役割と言えるでしょう。

PMOエキスパート（情報分析、ルール策定）

PMOエキスパートとは、PMOアドミニストレータが収集した情報を分析し、プロジェクト内の約束事（ルールや標準規約）を取り決める役割です。

例えば、システム開発を伴うプロジェクトの場合は、プロジェクトの特性に応じた開発手順や品質管理方法をルール化する必要があります。

具体的な例としては、『プロジェクト計画の策定』が挙げられます。

開発プロセスの定義や採用する開発言語・パッケージ、開発ベンダとの役割分担など、予め決めておかないと進め方が分からなくなったり、後から合流するプロジェクトメンバをレクチャーすることができません。

他にも、品質、進捗、コストを適切にコントロールするためのルールや標準化を策定する役割があり、これまでの豊富な経験が求められます。

プロジェクトには不確定要素が付き物なので、PMOエキスパートには状況に応じてルールや標準規約を見直す柔軟性も必要です。

PMOマネージャー（PM補佐）

PMOマネージャーとは、PMO組織自体をマネジメント・管理する役割を担う存在です。

PMOは複数のプロジェクトを横断的に支援するため、マネジメントのノウハウや手法が集まりやすく、他プロジェクトへ適用させることで、マネジメント品質を向上することが可能です。

例えば、多くの問題プロジェクトを抱えていた企業では、PMOが過去の様々なプロジェクト失敗例から原因を分析し、リスク審査基準を制定しているところがあります。

プロジェクト開始前にリスク審査させることで、未然にリスク検知をすることができるでしょう。

そのためPMOマネージャーに向いている人として、単一プロジェクトだけでなく、全体を広く俯瞰した課題設定と解決策を検討する戦略的な思考を持った人が挙げられます。

このように、PMOの組織戦略および計画の策定がPMOマネージャーの主な役割です。

さまざまなプロジェクトの知見とノウハウ、スキルを持つPMOマネージャーは、PMからの信頼も厚く、補佐的な役割を担うこともあります。また、PMOメンバーの稼働管理、育成計画もPMOマネージャーの役割となります。

クロスオーバーには能率協会グループとしての業務改善のノウハウや業務知見があり、そのノウハウがある人がPMOの役割に入るため、他と違う付加価値を提供することできています。

PMOの役割から考えるスキル・適性と資格について

ここでは、PMOの役割を果たすために必要なスキルや適性について解説したのち、PMOとして持っていると良い資格について解説します。

スキルについて

PMOの役割はプロジェクト情報を見える化することであり、標準ルール・報告書などの文書作成に掛かる業務が大半となります。そのため、誰が見ても分かりやすく、理解しやすい文章作成スキルが必須です。

また、当然ながらプロジェクトマネジメントのスキルも必要となりますので、マネジメント手法を体系化した『PMBOK』などを参考に学んでおく必要があります。

スキルや知識は机上で理解するものではなく、実践で使って始めて理解したと言えるので、ひたすら経験を積み続けることが大事です。

適性について

PMOの役割から鑑みて、最も重要なのはコミュニケーション能力です。

プロジェクトでは多くのステークホルダーと協力しながら物事を前に進める必要があります。

一方でプロジェクトメンバも人間なので、ルールを一方的に押し付けたり、高圧的な態度を取ると相手も離れていきます。

また相手に寄り添い過ぎるとルールが形骸化してしまうので、指摘すべき点はしっかりと指摘するスキルも必要です。臨機応変に対応できる高度なコミュニケーション能力が求められます。

さらに、プロジェクトの一次情報を扱うこともPMOの役割であり、几帳面さも重要です。

PMOが収集した情報はプロジェクトの意思決定に直結するため、情報を放置・歪曲・バイアスをかけたりすると、PMが誤った判断を下しかねません。

メンバから集めた報告内容が”事実”か”所見”を切り分けて、客観的な情報として粛々と積み上げていく几帳面さが重要です。

資格について

資格が無いとPMO業務ができないわけではありませんが、持っていると役立つ資格について紹介します。

一般社団法人PMI日本支部が主催している資格に「PMP認定」があり、プロジェクトマネジメント手法やノウハウを体系化した「PMBOK」に基づいたPMP認定試験が用意されています。

社内研修でもPMP研修が用意されている会社も多く、講義とPMP試験がセットになっています。こういった研修制度があれば、活用されることをオススメします。

公共事業の入札条件に「PMP資格を有したPMおよびPMOが在籍していること」と明記されていることがありますので、保有して損する理由がありません。

他にも、IPAの「プロジェクトマネージャー試験（PM）」や日本PMO協会の「PMOスペシャリスト認定」、日本プロジェクトマネジメント協会の「PMS資格」、「PMR資格」など、運営団体ごとに様々なPMO資格があります。

今後の将来性

PMOの役割を鑑みて、今後の将来性について解説します。

最近ITコンサルティング会社はPMO人材を多く抱えており、非常に需要が高いです。

マネジメント支援は本来は自社のリソースでやりたいが、ノウハウをもっていなかったり、大規模プロジェクトのため要員が足りないこともあり、PMO業務を外注することが多いです。

特に、PMOはプロジェクトメンバへの依頼、要請、調整が多く、外部の人間が入るほうが、スムーズに進むとも考えられます。

現に積極的にPMO業務を外部のコンサルティング会社へ委託・導入する企業も増えてきました。

PMOの役割には、広く全体を俯瞰する能力、多くのステークホルダーと協業しながら推進するコミュニケーション能力、進捗・課題・品質などのプロジェクト情報を見える化する能力、それらを取りまとめて理解しやすい資料を作成する能力、プロジェクトの約束事（ルール・標準化）を策定する能力、等の様々な調整業務がメインとなります。

そして、プロジェクトのリスクはいたるところに潜んでおり、プロジェクト全体を俯瞰した課題設定や解決策の提案、プロジェクトを構成するメンバへのサポートに目を配れるPMOが、市場価値の高いPMO人材になると考えています。

実際、フリーランスのコンサルタントに案件紹介するサイトでもPMO案件が多く、プロジェクト規模の大小問わず、PMO人材の需要が高いのは事実です。

今後もPMOの本質的な役割が注目されると思います。

PMOになるには？

PMOは、プロジェクトの成功を組織的に支援する重要な役割を担っており、そのキャリアパスに興味を持つ方も多いでしょう。

PMOになるための道筋は一つではありませんが、必要なスキルと経験を体系的に積み重ねることが成功への鍵となります。

PMOに求められるスキルと適性

PMOは、個々のプロジェクトを直接実行するというよりは、プロジェクト全体を俯瞰し、円滑な運営を支援する立場です。

そのため、多様なスキルが求められますが、特に以下の資質とスキルが重要です。

プロジェクトマネジメント知識

PMOはプロジェクトマネージャーを支援するため、プロジェクトの立ち上げ、計画、実行、監視・管理、終結といった一連のプロセスに関する知識が不可欠です。

PMBOKガイドなどの標準的な知識体系を理解していると有利です。

コミュニケーション能力

多数のステークホルダー（プロジェクトマネージャー、チームメンバー、経営層、顧客など）と連携し、情報を円滑に共有し、合意形成を促進する能力が求められます。

特に大規模プロジェクトの場合は、調整力や交渉力も重要となります。

論理的思考力と問題解決能力

プロジェクトの課題を特定し、その根本原因を分析し、効果的な解決策を導き出す論理的な思考力が必要です。

時には、複数の複雑な問題が絡み合う状況を整理し、優先順位をつけて対応することも求められます。

ドキュメンテーション能力

ロジェクトの計画書、進捗報告書、課題管理表、議事録など、多岐にわたる文書を作成・管理する能力はPMOの基本です。

明確で分かりやすいドキュメントを作成することで、情報の透明性を高め、プロジェクトの健全な運営に貢献します。

ITリテラシー

ITプロジェクトを支援する場合、ITリテラシーが高いとプロジェクトを円滑に進行させることに繋がります。

システム開発の基本的な流れ、使用される技術、開発手法（アジャイル、ウォーターフォールなど）に関する基礎知識があると、プロジェクトマネージャーや開発チームとのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

ツール活用能力

プロジェクト管理ツール（Jira, Asana, Microsoft,Office系ツールなど）、コミュニケーションツール（Slack, Teamsなど）、ドキュメント作成ツール（Excel, PowerPoint, Confluenceなど）を使いこなす能力は、業務効率化に直結します。

支援志向と調整力

PMOは「管理」だけでなく「支援」が重要な役割です。

プロジェクトメンバーがスムーズに業務を進められるよう、環境を整え、必要に応じて調整を行う支援的な姿勢が求められます。

まとめ

さまざまな観点からPMOの役割や具体的な業務内容について解説してきました。PMOはプロジェクトマネジメントを支援するために、プロジェクト情報の一元管理、分析とルールの策定など、さまざまな役割を担います。

プロジェクトの成功に大きく影響するため、PMOには幅広い知識とスキル、さらにはそれらを使いこなす豊富な経験が求められます。

プロジェクトが高度化・複雑化していくほど、PMOの役割は重要性が増し、さらに注目されています。

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