PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の業務内容を解説

特に大規模プロジェクトの運営においては、プロジェクト管理のために大量に業務が発生します。

プロジェクトを円滑に進めていくためには、これらの業務を適切かつスピーディに処理していく必要があります。

PMOに求められる役割は、プロジェクト管理において発生する様々な業務をこなすことです。

それでは、PMOは具体的にどのような業務を行うのでしょうか。

この記事では、PMOの業務内容やPMOが導入されるケース、プロジェクトへの導入効果などについて解説します。

特に開発を発注する側であるユーザー側の方や、PMOを目指す方は参考にしてみてください。

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の概要

まずはPMOの概要を確認していきます。

プロジェクトマネジメントを支援する組織、PMOの役割

そもそもPMOとは「プロジェクトマネジメントオフィス(Project Management Office)」の略であり、プロジェクトマネジメントを支援する組織のことです。

PMOはプロジェクトの総責任者であるプロジェクトマネージャー（PM: Project Manager）を補佐する役割を担います。

また、場合により様々なプロジェクトを横断的に支援する役割を担うケースもあります。

近年では、システムの高度化・複雑化に伴いシステム投資の規模が拡大しています。

このような背景から、大規模プロジェクトも増加傾向にあり、PMが一人でプロジェクト管理を実施するのには限界が生じるようになりました。

PMOは組織としてプロジェクトマネジメント環境の整備や、プロジェクト内で発生する様々なタスクの処理、ステークホルダーとの調整などの業務を実施し、PMがプロジェクトにおける意思決定に集中できるよう支援します。

PMとPMOの違い

上述の通り、PMはプロジェクトの総責任者としてプロジェクトに関する様々な意思決定や管理業務などを実施します。

一方で、PMOは組織としてPMのサポートを実施します。

小規模プロジェクトであれば、PMOを設置せず、PMがプロジェクト管理を一任して実施するケースもあります。

一方で、プロジェクト規模が大きい場合や複数のプロジェクトが並行して実施されている場合など、プロジェクトが複雑なものとなった場合には、PM一人では到底プロジェクト管理を実施することはできません。

このような場合、組織としてプロジェクト管理業務を実施するPMOが必要となります。

PMOの業務内容

以下では、PMOの主な業務内容について一覧で解説します。

進捗・品質等の管理業務

プロジェクトマネジメントの基本は、様々な観点でプロジェクトの状態を把握し管理することにあります。

具体的には、進捗管理および課題管理、リスク管理、リソース管理、品質管理などの各種観点での管理業務です。

プロジェクトが大規模になれば、これらの管理業務工数は膨大なものとなります。

進捗管理一つとっても、大規模プロジェクトでは領域ごとにサブプロジェクトを作って運営することが一般的であり、常に進捗報告の打ち合わせを実施している状態となります。

また課題管理においても、多数の課題の状態を影響度別に把握して、常にプロジェクト推進に致命的な問題が発生していないかを把握する必要があります。

このような各種管理業務を実施するためには、PMOの力が必要となります。

プロジェクト標準策定・維持業務

特に大規模プロジェクトを実施する際や、並行して多数のプロジェクトを実施する際には、プロジェクト標準の策定が必要です。

課題管理の様式一つとっても、プロジェクトの領域ごとに異なっていては迅速な確認はできません。

また、システムの品質面からみても、開発標準などの設定は重要となります。

PMOは、プロジェクトに関する様々な標準を定義します。

さらに、定義しただけではなく標準に沿って資料作成や作業が行われているかなど、標準の実行状況を把握し、標準が守られていないようであれば適宜是正を行います。

また、プロジェクトの状況変化などが起きて標準を見直すべきケースもあります。

このような場合は、実態に合わせて標準の見直しと関係者への周知を実施します。

ステークホルダー間の調整業務

PMOの重要な業務の一つとして、経営層やシステム連携先ベンダー、ユーザー部署や顧客などのステークホルダーとの調整が挙げられます。

特に大規模プロジェクトにおいては、ステークホルダーは多種多様なものとなります。

大規模なシステム投資ともなれば、経営層への定期的な報告も必要ですし、システム連携先があれば適切なコミュニケーションをとり、期限を設定して必要な調整や決め事を実施していかなければなりません。

よって、PMOにはコミュニケーションスキルや仕事の組み立て能力が求められます。

プロジェクト事務処理業務

大規模プロジェクトにおいては、事務処理業務も多く発生します。

打ち合わせ用会議室の確保や、出張時の旅費精算、議事録の作成や回付など、やらなければならない業務は多岐にわたります。

これらの業務も、PMOの仕事の一つです。PMOは、一元的にこれらの事務処理を実施することで、プロジェクトメンバーが本来業務に集中できるようにします。

地味な業務に思われがちですが、これらの業務を実施してくれるPMOがあって初めてプロジェクトが推進できるため、欠かすことのできないものと言えるでしょう。

PMO統括業務

PMOは組織として活動しますので、PMO自体を統括する業務も必要になります。

PMO統括はPMOメンバーの稼働状況を把握し、リソース不足・リソース過剰とならないように調整します。

また、プロジェクトとして報告しなければならない報告先が漏れていないか、重大な課題はないかなど、プロジェクトの円滑な実行における障壁を先回りしてつぶしていくことも重要な業務です。

よって、PMO統括には、十分な開発経験・プロジェクトマネジメントの業務経験が求められます。

主な導入ケース

それでは、どのようなケースでPMOは導入されるのでしょうか。以下では、PMOが活躍する主な場面を紹介します。

大規模システム導入プロジェクト

大規模システム導入プロジェクトにおいてはPMOは必須ともいえる存在となります。

この場合、PMOはPMの補佐役としてプロジェクト全体を把握します。

先述した通り、一般的に大規模プロジェクトは領域ごとにサブプロジェクトを設置して運営されることが多いです。

サブプロジェクトのPMは自身の領域についてのプロジェクト管理は実施できますが、全体を見通すことは難しいでしょう。

そこでPMOはすべての領域を横断して一元的に進捗管理や課題管理を実施し、また領域間での調整を実施しつつ、プロジェクト全体がうまく運営されるようにします。

新規事業開発プロジェクト

大規模プロジェクト以外にも、新規事業開発のように新たな取り組みを行う場合には、PMOが設置されることがあります。

一般的に新規事業は自社にノウハウが少ないため、様々な課題や業務が発生するなど、想定外の出来事が起きがちです。

PMOには、プロジェクトにおいて発生する課題をうまく処理していくことが求められます。

特に新規事業においては、ビジネス側、システム側がうまく連携して仕事を進めていくことが重要です。

そのため、システム部門だけではなく、事業企画部門や営業部門、製造部門など様々な部署のメンバーが一丸となってプロジェクトを進められるよう、関係者間のコミュニケーションをPMOが担っていく必要があるのです。

全社的PMO

社内において様々なプロジェクトが実施されているケースなどでは、特定のプロジェクトではなくプロジェクト横断型でPMOが設置されるケースもあります。

このような場合、PMOはプロジェクト間の関係性を意識しつつ、全体的な視点で管理を行っていく必要があります。

システムが単独で動くケースは少なく、あるビジネスを実施するためにはシステムAとシステムBが連動しなければならないようなケースは多々あります。

このような場合に、ビジネスの目的を達成するためには、システムA・B両方がスケジュール通りに稼働しなければなりません。

PMOは、複数のシステムに目を光らせ、リスクとなるポイントや連携テストなどのマイルストーンを把握し、トータルで成果が出せるように各システムのプロジェクト運営を支援していきます。

業務にPMOを導入する3つの効果

PMOを導入する効果にはどのようなものがあるのでしょうか。以下では、PMOを導入するメリットを3つの観点から解説します。

ベストプラクティスの共有

PMOはプロジェクト全体を把握していますので、プロジェクト内で実施した業務の手法や課題克服に関するベストプラクティスを知見として持っています。

このような知見をプロジェクト全体に共有することで、プロジェクトの効率や品質の向上が期待できます。

プロジェクト管理品質の高度化・適正化

プロジェクトの進捗管理やコスト管理、スコープ管理などの業務をPMOが実施することで、管理品質が向上します。

特に、PMOのポイントは「中立」であることです。

各領域のPMは、どうしても自分の範囲について問題ない・良い状況であると伝えがちですが、PMOが中立の立場としてプロジェクトの状態に問題がないか、リスクがないかなどを分析することで、より実態に近い状態を把握することができます。

一方で、プロジェクト管理は時間を費やせばよいというものではありません。

当然ながらリソースは有限ですので、過剰な管理はコストの無駄にもなってしまいます。

PMOによってプロジェクト標準を定める中で進捗管理の頻度や粒度など、適切な管理水準を設定することで、過剰な管理を防ぐこともできます。

コミュニケーションの高度化

PMOは中立・客観的な立場として、PMの配下につく組織です。

どの部署にも所属しないので、部署を超えて横断的にコミュニケーションを行い、必要な時には部署間の調整業務を行う役割を担うことができます。

また、全体を把握しているPMOが経営陣や他社ベンダーなどの関係者への報告を行うことで、対外的なコミュニケーションを一元化し、認識齟齬などを発生させにくくする効果もあるといえるでしょう。

記事まとめ

この記事では、PMOの業務内容やPMOが導入されるケース、PMOの導入効果について解説を行いました。

システム導入においてPMOは重要な役割を担っていますが、一方で多くの企業にはシステム人材が不足しているという状況もあります。

つまり、現在、PMOは非常に需要がある業種です。

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