PMOにとってのプロジェクト管理ツールの必要性や具体的な製品を紹介！

プロジェクトが立ち上がるとPMOが組織され、同時にプロジェクト管理ツールも導入されることがほとんどです。

プロジェクト管理ツールは、主にPMOの業務を支援するために導入されます。

PMOはマネジメントが主な役割であり、基本的にタスクや課題はツールを使って管理します。

プロジェクトを推進していく上で発生するタスクや課題は膨大なものです。

ツールを導入しない場合、管理業務に手間がかかることや、ヒューマンエラーが発生しやすくなるなどのデメリットが発生します。

本記事ではプロジェクト管理ツールが有効な理由やおすすめのツールについて解説します。

なぜPMOはITツールを使う必要があるのか

基本的に企業で推進するプロジェクトには必ず管理ツールが導入されています。

プロジェクトを推進する上で非常に大きなメリットがあるためです。

ツールが導入される理由は現場によって異なりますが、一般的にはPMOの業務を補助するものとして利用されます。

そもそもプロジェクト管理におけるPMOの役割とは

PMOはプロジェクトマネジメントが主な役割となります。

管理対象となる要素は様々で、タスク、課題、スケジュール、リスク、予算などが挙げられます。

またそれに加え、たとえばシステム開発関連のプロジェクトでは、システムの品質もPMOに管理が求められる場合があります。

つまり、プロジェクトによって管理対象となるものには違いがあります。

新規事業の立ち上げ、中長期経営計画の立案、社内業務プロセスの改善、ITグランドデザインの作成、などプロジェクトには様々な種類があります。

そして、どのようなプロジェクトであっても、PMO業務を支援する上で管理ツールの導入は大きな意味があります。

タスクや課題を管理する必要がないプロジェクトは存在しないため、どの現場でもそれぞれの事情に適したツールが利用されています。

特に「標準化」の面でツール導入は多くのメリットがある

ほとんどのプロジェクトでは「標準化」が実施されます。

標準化とは、プロジェクトを推進していく中での成果物作成のルールやマネジメント方法などを統一することです。

標準化を行わないと、各チームや個人がそれぞれ独自のやり方で仕事を進めることになるため、プロジェクトの生産性が極端に下がってしまうことがほとんどです。

そのため、PMOはプロジェクトに合わせて適切な標準化を行うことになります。

プロジェクト管理ツールの導入は、標準化を行う上でも有効です。

課題管理ツールは、多くの企業のプロジェクトで利用され、その過程でユーザーから挙がった様々なフィードバックを取り込んでいく形で改良され続けています。

よく使われる設定がテンプレートとして用意されている管理ツールもあるため、その管理手法をそのまま導入することもできるようになっています。

特殊な要件があればその部分だけカスタマイズして使うことも可能です。迅速かつ適切にプロジェクトを標準化していくことができます。

コミュニケーションを円滑にし、プロジェクトの生産性を高める

どんなプロジェクトでも、タスクや課題は関係者間で協力して対応していく必要があります。

管理ツールの導入は、プロジェクト内部のコミュニケーションを効率化する効果も期待できます。

ツールの中ではタスクごとにコメントを残していく形で他者とやり取りを行います。

メールやチャットを利用する場合、タスクごとに分けられているわけではないため、情報が埋もれてしまうことはよくあります。

しかし、管理ツールでは各タスクでコミュニケーションラインが作られることになるため、関係者のコメントや関係する添付ファイルをまとめていくことができます。

自然とタスクごとに情報が集約されていくため、コミュニケーションの質が格段に上がります。

会議や報告資料の作成にも有効

進捗確認のための定例会や、プロジェクトマネージャーおよびオーナーへの報告書作成もPMOの主要な業務になります。

定例会ではプレゼン資料の作成、報告の際はタスクや課題状況の集計などを行う必要があり、作業に時間がかかることもあります。

こんな時も管理ツールは作業負担を軽減する上で役立ちます。

タスクや課題をツールで一元管理できるようにしておくことで、ツールに実装されているガントチャートなどの作成機能を使う形で可視化することができます。

定例会でプロジェクトの進捗状況を報告する際などに便利です。

また、報告資料を作成する際も、ツールに登録されているタスクや課題をCSVファイルでダウンロードすることが可能です。

エクセルなどに貼り付けて集計できるようにしておくことで、作業を軽減できます。

プロジェクトマネジメント向けのITツールについて

プロジェクトの現場では具体的にどんな管理ツールが導入されているのでしょうか。

もちろん、企業の目的、業界、プロジェクト要件など様々な要因により導入すべきシステムには違いが出てきます。

ここで紹介するものは特に需要が高い一般的なプロジェクト管理ツールになりますが、特殊な事情があれば他のものを探してみることもおすすめです。

どんなことを実現したいのかを明確にした上でツールを探していくことがポイントになります。

ツールでできることとは？どんな機能や違いがある？

ツールによって実装されている機能は様々です。

使いやすさにこだわったもの、可視化にこだわったもの、特定の業界やプロジェクト向けに開発されたものなど種類が非常に豊富になっています。

実装されている機能を挙げるとキリがないので全てを解説することはできませんが、一般的に以下のような機能はどんな管理ツールでも実装されています。

• タスクや課題を登録する
• 登録したデータを一覧で俯瞰する
• 「未完了」のタスクなど、特定のものだけを絞り込んで表示する
• 期限が近くなるとハイライトしたりメールで担当者に通知する
• タスクや課題ごとにコメントを記載する

最近のツールはどれも非常に多機能で、特殊な要件などがなければどのツールを選んでも問題はないでしょう。

タスクや課題管理をエクセルで行っているプロジェクトもありますが、管理ツールを導入すれば、格段に業務効率が上がったと感じるはずです。

特によく使われるおすすめツール・アプリを紹介

プロジェクト管理ツールは非常に多いため、代表的なものをピックアップして解説します。

特にプロジェクトで特殊な要件や強いこだわりがない場合は、人気のツールを導入することが推奨されます。

需要が高いツールであれば、拡張機能が数多く実装されており、ネット上におすすめの活用方法が豊富に上がっています。

Redmine

昔からあるオープンソースのプロジェクト管理ツールで、無料で利用することができます。

最近では導入がしやすいクラウド版も製品としてリリースされています。

近年リリースされたプロジェクト管理ツールと比較すると、画面のレイアウトや入力コンポーネントはやや古い印象ですが、視覚的に理解しやすい画面になっています。

タスクや課題の登録、ステータスごとの管理・一覧化などの基本的な機能はもちろん実装されています。

他のプロジェクト管理ツールと比べ昔から使われているツールであるため、プラグインなども数多く開発されています。

プラグインを導入する形で、特殊な要件にも対応しやすいツールになっています。

Backlog

総合的に使いやすいプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理の基本的な業務を支援する機能は全て備わっており、視覚的にもわかりやすい画面になっています。

株式会社ヌーラボが提供するサービスで、サイトにはBacklog導入事例が数多く挙がっているため、導入を検討する際は参考にすると良いでしょう。

業界や企業規模を問わず、業務効率化やタスクの可視化に使われています。導入実績が豊富にあるため、安心して使うことができます。

Trello

カンバン方式を採用しているプロジェクト管理ツールです。

直感的に使えることが特徴になっており、数あるプロジェクト管理ツールの中でも最も使いやすいものと言えます。

「タスクや課題をカードに記載し、それを該当するリストに貼り付けていく」という作業を画面上で実施するイメージです。

「未対応」、「対応中」、「レビュー中」、「完了」といったリストを作っておき、タスク対応を進めていく過程で各リストに貼り替えていくという方法でよく活用されています。

もちろんITツールであるためPCから操作するものですが、ポストイットを使ってアナログで課題管理をしているようなイメージで利用できます。

使いやすさ、見やすさを重視したい場合におすすめできるツールとなっています。

Jira

システム開発プロジェクトで利用されることの多いツールです。

前述のツールと比べると少し特殊な用途向けに作られており、非常に多機能であることが特徴になっています。

ウォーターフォール開発で利用することも可能ですが、特にアジャイル開発向けに開発されており、高いカスタマイズ性を実現しています。

GitHubやSubversionなどソースコード管理システムと連携させて使うことが可能です。

細かい不具合の修正やテストの管理を効率化することができます。

効率的にツール選定を進めるには？具体的な方法を解説

プロジェクト管理ツールは需要が高く、多くの製品が開発されています。

Redmine、Backlog、Trello、Jira、Jooto、Wrike、Stock、InnoPM、Asana、Brabio、Lychee、Time Kreiなどが人気の高いツールとして挙げられますが、これ以外にも特殊な用途向けのものなどもリリースされています。

そのため、選定の際は全てのツールを一つずつ確認することは現実的ではなく、効率的に絞っていくための工夫が必要です。

プロジェクトツールを選定する場合はまず、どんな使い方をするのか明確にしておくこと、特殊な要件があれば洗い出しておくことが特に重要なポイントになります。

タスクや課題の登録ができる、一覧で俯瞰できる、ステータスを管理できるなどの通常機能は基本的にどのツールにも備わっていますが、細かい機能には違いがあります。

ツールによっては実装されていない機能があったり、見え方や操作感も異なります。プロジェクトでどのような使い方をするのかを確認した上で、それに合うツールを選定します。

通常機能の部分であっても好みがあるため、実際に現場で利用する担当者にも確認してもらうといいでしょう。

利用者が使いやすいものを選定することもプロジェクトを推進していく上で有効です。

その上で、導入のしやすさや費用プランごとで利用できる機能を調べておくことも推奨されます。

たとえば、ツールがオンプレミスのものであったり、クラウドでも導入時にかなり大変な設定作業が必要なツールはあります。

ツールの導入に時間がかかりプロジェクト推進に支障が出ないよう確認が必要です。

また、特にツールにかけられる予算が少ない場合は、該当のプランで想定している機能が全て使えるかを確認しておく必要があります。

予算がなく無料版を使う場合は特に注意が必要で、機能が制限されているため期待通りの使い方ができない可能性も高くなります。

そして、リモートで利用することが想定される場合は、スマホやタブレットで利用可能かどうかを確認しておく必要もあります。

最近の管理ツールはそのほとんどがマルチデバイス対応されていますが、中にはスマホから利用できなかったり、機能が制限されていたりするものもあります。

まとめ

本記事ではプロジェクト管理ツールについて紹介しました。

管理用のアプリは数多くあるので、使い方をイメージして検討することがポイントです。

PMOとは、マネジメントを主な役割とする組織であり、管理ツールはPMOに取って必須のものになります。

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